採用

社員の質・人員数を低下させずに採用コストを削減する方法とその手順

採用コストの削減は、大手・中小企業に関係なく、解決すべき最優先課題の1つだ。

というのも、採用コストは、他の投資とは違って無駄になりやすいからだ。もしも、あなたの職場で平均勤続年数が上がれば、毎年必要となる採用人数は少なくなるし、離職者が少なくなれば、年内の補充採用も少なくて済む。極論を言えば、離職がゼロなら採用コストを最低限の金額にする事が出来るということだ。

それができている企業は次に質を求める。

面接の倍率や書類審査の基準を高めたり、優秀な人材を中途採用したり、給与を上げることで人材の流出を防いだり、様々な人事施策と連動していく。

つまり、今のビジネスを回す最低人員を確保するためのことができなければ、採用コストを増やさざるを得ないし、採用コストを増やせば増やすほど、資金を圧迫し、社員の質を保ったり、優秀な人材を維持するための給与・待遇改善ができなくなる。

あなたは今、採用コストが高すぎる、あるいは、大部分が無駄になっていて非効率だ。と感じているのではないだろうか?

そして、あなたはこう思っているのではないだろうか?

  • 今の業績では、給与や待遇を改善することは難しい。
  • 年々、応募人数が減っているので、コストを削減することは非現実的じゃないか?
  • 人事部の創設、人事担当者を兼任している中小企業では難しいのではないか?

断言するが、採用コストの削減は、規模や業界に関係なく実現することが出来る。

この記事では、採用コストを決定する要因は何で、採用コストを削減する手法にはどのようなものがあるのか?について、解説していきたいと思う。

1.2つの採用コスト削減方法とその戦略

採用コストは、単価×人数で計算される。

  • ”採用集客”を見直して、1人当りの【採用単価】を下げる。
  • ”人材定着率”を上げて、毎年必要となる【採用人数】を減らす。

採用単価が下がれば、当然トータルの採用コストは減るし、毎年必要となる採用数が減れば、採用予算は少なくて済むようになる。これら2つのどちらかを改善するのが採用コスト削減施策というわけだ。

1.1 1人当り採用コストの相場と平均

では次に目安として、1人を採用するのに、単価相場を見てみよう。

1-1. 新卒1人当たり採用単価・コストの相場・平均

以下の表はリクルートの「就職白書2019」を引用したもので、2018年度の採用実態を表している。

新卒1人当たり採用コスト

全体 72.6万円
従業員300人未満 65.2万円
従業員1000人未満 80.2万円
従業員5000人未満 72.9万円
従業員5000人以上 59.9万円

従業員300人未満の会社で毎年5人採用していれば採用コストの合計は[65.2万×5=326万円]となる。

1-1-2. 中途社員1人当たり採用単価・コストの相場・平均

では次に中途社員の採用市場を見てみよう。中途採用は即戦力として期待する面が大きく、人材紹介型が大半で、契約が成立すれば年収の3割程度を報酬として支払うようなものが大半か、基本料金が高い。なぜなら、多くの企業にとって、経験のある中途社員はお金を出してでも喉から手が出るほど欲しい人材であるからだ。

年間採用コスト平均 求人広告 人材紹介
全体 284.7万円 489.3万円
従業員60人未満 119.6万円 193.5万円
従業員300人未満 214.9万円 329.0万円
従業員300人以上 445.3万円 751.7万円

※出典:株式会社マイナビ「中途採用状況調査」(2018)

従業員60人未満の会社でさえ、2~3人の社員を獲得するために年間120万程度の広告を打ち、200万弱の紹介料を払っている。あなたも実感しているだろうが、即戦力の中途採用コストは中小企業にとって非常に重たいし、大手であっても、人数が増えれば金額負担は厳しいものになる。

1-1-3. アルバイト1人当たり採用単価・コストの相場・平均

フード(キッチン) 5万円
販売(アパレル) 4万7000円
イベント派遣 1万2000円
警備員 13万6000円
仕分け・シール貼り 2万2000円
配達・配送・宅配便 6万9000円
施設内介護・看護 10万1000円
塾講師・チューター 7万3000円

またアルバイトの集客コストも年々上昇し、ネオキャリアが2018に実施した調査によれば、業界別の1人当たり獲得コストは上記が相場となっている。1人当たり採用コストは[総広告コスト÷採用人数]で計算でき、コストが高くなる理由は、[自社基準を満たす人材の応募が来ない]・[そもそもの応募数が少ない]のどちらかだ。今までは●万円だせば、■人採用できたのに、年々その見込み数が減ってきている、これからより多くの広告コストを出していかねば集まりそうもない。というのが現状だといえる。

つまり、中小企業の飲食店でも年間アルバイトを20人程度採用していれば、その額は、100万円になる。仮に1人当り時給1000円で月給10万のアルバイトを雇っていたとしよう。採用単価や採用人数が増えればその額はもっと大きくなる。

すると上昇率は200円÷1000円=20%になり、月給10万×12ヶ月×20%で、1人当りの人件費上昇率は24万円になる。人件費上昇予測は、アルバイトの総労働時間×人件費上昇率で簡単に計算できるので、採用コストの削減金額目標を立てて、採用改善をする事が基本だ。

1-2. 新卒採用のコスト削減の目安となる3年以内離職率

しかし、実際の採用コストは短期的に見るのではなく、長期的に見なければ実際のコストは見えてこない。仮に売上が横ばいで毎年必要な人員数が変動しない場合で計算してみよう。

例年採用人数20人の場合
年度 若手早期退職数 定年・事情による退職 採用予定人数
2020年度 10人 10人 20人
2021年度 8人 10人 18人
2022年度 6人 10人 16人
2023年度 3人 10人 13人

売上が変化のない場合、採用は人員の補充が主目的となる。そこで人員が減る理由は2つだ。

【離職の発生による人員数減少 + 定年・事情による人員数の減少】の合計が必要な予定採用数となる。

1.2.1 新卒採用のコストを抑えるキーワードである平均勤続年数

若手早期離職数を考える上で考慮しないといけないのが、平均勤続年数だ。例えば、平均勤続年数が5年だとしよう。

すると全体的に見れば人材は5年で入れ替わることになる。社員が50人いれば、50人÷5年=10人で、毎年10人の離職者が発生し、毎年10人の採用をしなければいけないことになる。

これが平均勤続年数が10年に伸びればどうなるか?

50÷10=5人となり、毎年必要な採用数は半分の5人となる。つまり、採用コストのボリュームである採用予定人数は、平均勤続年数と離職率に大きく影響を受ける。離職率が改善されれば改善されるほど、平均勤続年数が伸びれば伸びるほど、毎年必要な採用予定人数はどんどん少なくて済むようになる。

1.2.2 中途採用コストの見込みと削減計画をどう立てるべきか

平均勤続年数と離職率は採用単価にも当てはまる。

あなたの会社でも様々な業者を使っていて、紹介料も業者によって様々だろう。ではどの業者を選定するか?という採用単価の比較になるが、5年単位、10年単位で見なければ正しく判断できない。

採用単価が高かったとしても、重要なのはマッチングだ。マッチングの精度が高く、離職率が低く、平均勤続年数が高ければ、5年単位で見たとき、採用人数は減る。中途採用の単価は高いので、補充採用の発生がへれば減るほど、少々単価が高くても十分におつりが来るというわけだ。

2.採用コスト削減戦術と削減戦略の違い

ここまでで、以下に採用コストの削減を1年単位で見るべきではないということをお分かりいただけたと思う。

人材は入社から退職までの人材回転という期間で見なければいけないし、投資の回転率という根本を見直さないままに、採用マーケティングだけを変えてもたいした効果は得られない。

採用単価は平均勤続年数に大きく影響を受けるし、離職数が減れば必要な採用人数は減るからだ。

2.1 採用コスト削減戦略の流れ

採用広告の最適化やマッチングミスの解消は、あくまで採用戦術に過ぎない。採用は人事部やリクルーティング業者の努力だけでどうにかなるものでもない。ここまで述べてきたように、根本的な課題を解決するためには、採用コスト削減のために、全社員の協力・貢献が必要になる。

STEP1:採用コスト削減計画を立てる

採用コストの根本的な課題を解決するリテンションマネジメントでは、まず目標離職率と平均勤続年数を決定し、そこから現在の採用計画とすり合わせながら、直近3年から10年程度の採用予定人数を試算する。

すると、目標離職率と平均勤続年数を達成すれば、どれだけの採用数を削減するかがわかる。

つまり、社員たちに会社全体で「採用コスト削減目標と金額を数値目標」として掲げる事が出来るというわけだ。

STEP2:採用コスト削減計画を達成するための離職率・平均勤続目標を設定する

採用戦略でのコスト削減手法の優れた点は、経営層から現場まで一貫した目標の下、社員全体で取り組める点だ。

試算した採用コスト削減金額目標から設定された離職率をかければ、それぞれの職場の目標離職人数がでてくるし、平均勤続も同様だ。○○部署、店舗の平均勤続年数は目標から□□ポイント低い、○○部署では、離職人数を△△人に抑えてくれ。といったように、現場が達成すべき目標を、人数・数値ベースでミッションを与える事が出来るようになる。

すると社員の意識は、人事部が努力すること、経営者、マネージャーが解決すべき問題ではなく、現場の人間も協力しなければならないものに変わる。全ての課題は、行動が変わらなければ成果には現れない。

STEP3:採用コストを削減するための施策企画・検討

ここまでの仕込みが成功の9割を握っている。

このステップに至ることができているのであれば、社員たちは、採用コスト削減のために離職率・平均勤続年数の改善に対して、強い問題意識と目標意識を持っているはずだ。

2.2 採用コスト削減戦術と施策例

ではここからは具体的な改善施策について解説しよう。

①:早期離職防止(退職面談)

退職面談では、いつ、誰に、どういった内容でするのか?が重要になってくる。

一定期間ごとに全社員に実施していては、コストと時間の無駄だし、本来は早期離職者・優秀な社員の流出を防ぐ事が目的であって、定期的に全ての社員に面談をすることが目的ではないはずだ。

ではなぜ多くの会社でこの面談が事務的になってしまっているか?

それは2つの理由からだ。

  • 定期的にスケジュール化しないと、業務が忙しいという理由で誰もやらないから。
  • 全社員に実施すれば、1人に当てる時間が少なくなり、事務的・機械的になるから。

だからこそ、上記の採用コスト削減を現場の目標に1つに落とし込む仕込みが重要になる。

現場責任者は目標離職人数と目標平均勤続の達成が数値として与えられていて、「離職が発生した時、面談を実施していない事がデータでわかれば」どうだろう?

現場の責任者は、職場の社員の態度や行動変化に敏感になり、「辞めそうな社員は誰か?」を常に考えるようになるし、面談の質自体も離職者を減らすために試行錯誤するようになる。

②:求人媒体を見直す

求人媒体も現場の意見を聞かなければ、ターゲットも決まらないし、訴求すべきポイントもわからない。

  • 現場ではどういった不満がある人が離職、あるいはモチベーションが低い傾向にあるのか?
  • 逆にどういった性格・価値観を持った人物は勤務態度がいいのか?

人事部や経営層でテキストを考えても上手くいかない。結局、ミスマッチは現場で起きているからだ。とはいっても、現場の人間が、わざわざ業務時間を割いたり、自分が無意識で感じていることを言語化するというのは難しい。

あなたの会社でも、現場と役職間でコミュニケーションの難しさを感じておられると思う。

それは以下の2つの熱意・責任感が必要になるからだ。

  • 現場の人間は、自分たちの経験や考えを言葉にして伝えなければ、適切な改善はできないという責任感
  • 管理職は、業務で無意識に獲得しているノウハウを上手に質問し、言語化して体系化すると言う責任感

現場は自分たちが上手く伝えられなければ、マネージャーたちが適切、正しい意思決定が出来ないと思い、管理職たちは、自分たちが正しくヒアリングできなければ、現場の実態と乖離した施策に成り下がってしまう。

互いに相手を思いやる責任感と想いがあるから、コミュニケーションの質は上がる。

③:人材紹介会社を見直す

人材会社もそうだ。もちろん値段によって変わるし、どの業者を選ぶかは会社の戦略によって変わる。

低下価格でいくなら、現場に「この程度のスキルだから、それを前提に、与える業務や配置を考えてくれ」と伝えるべきだし、質の高い会社を使うのであれば、「どういった経験・スキルがある人間が必要か?」を現場の人間からヒアリングすべきだ。

ハイクラス人材といっても、例えば単純にスキルが高いのか?あるいは、スケジューリングやマネジメントが優れているのか?でも違うし、作業をやらせるのに、マネジメント経験は必要ない。それならば若くてスキルがある事を優先すべきだ。

そして、多くの会社で現場の意見を吸い上げた採用基準にしないのは、人事部だけで決めていたり、優秀な社員といっても現場の若い社員からマネジメントの要望を上手く引き出せないからだ。

そこがマネージャーの腕の見せ所だし、現場の中心人物から現場の要望を引き出す、条件として箇条書きに定義していく。それができれば、自社に最適な人材会社はどこかであるかは自動的に決まる。

④:選考の見直し

応募数が足りていない企業を除き、あなたの会社へのエントリー数は果たしてそこまで必要なのだろうか?

例えば、あなたの会社のHPに採用ページを作り、そこからしか応募できないのであれば、その時点で全ての応募者の志望動機は非常に強い。リクルーティングサイトを活用すれば、ある程度の応募数を確保できるが、その時点で志望度が低い応募者の比率が当然高く、志望度が高い応募者を書類選考で落としてしまうリスクは当然上がるし、1人当り選考時間も十分に取れない。

  • 目標採用人数から逆算して10倍もの倍率が本当に必要なのだろうか?
  • 少ない面接時間のせいで実はやる気があり、優秀な応募者を落としてしまうリスクはないか?
  • 面接倍率と採用スコアをみれば、適正な倍率はもしかするとずっと低いのではないだろうか?

面接の倍率(10人中1人選ぶのと20人中1人選ぶ)という精度は、内定者平均スコアで分析する事が出来る。すると、内定者の質にそれほど変化がないラインを分析することで、目標集客人数はかなり下方修正されるし、書類審査で落ちる倍率をあげ、1人当り面接時間を増やした方が精度は上がる。という結果になるかもしれない。

⑤:リファラル(社員紹介)を使う

近年、アルバイトや現場正社員を中心にリファラル採用アプリを活用する会社が増えてきている。

縁故採用と過去には言われてきたが、社員紹介による採用は紹介者の責任などがあり、早期離職が低い傾向にあり、何よりも採用費がかからない。もちろん、紹介料を実際に払う必要があるがそれでもずっと安くつく。

しかし、リファラル採用は、そもそも従業員満足度が高い社員からしか発生しない。また発生しても新入社員の紹介である事が多く、やめるときは一緒に辞められるというリスクがある。

リファラル採用を運用するためには、社員たちの採用に対する協力意識が育っていなければ、アプリもダウンロードするだけで開きもしないし、組織的に利用するためには、「うちの会社、職場環境いいし、○○さんも働かない?」と自社自体に対して好きになってもらわなければいけない。

ただインセンティブをつけるだけでなく、リファラル紹介をしてくれた社員に、現場責任者がオーバーに感謝したり、社員全員で「助かるよ!」などの表現が重要だ。金銭だけでは、上手くいかない。

⑥:自社採用サイトの運用

当ブログのように、自社のオウンドメディアを運用して、集客することができれば、採用広告費は一切かからなくなる。

しかし、集客するには肝心のコンテンツが必要で、何をPRし、何を発信するのか?が明確でないといけない。

そのためには、現場の協力が必要不可欠だし、それができなければ、他社サイトとの差別化が出来ず、ただ窓口があるだけになってしまう。オウンドメディアは作ることよりも運用することの方が100倍難しい。

3.採用コスト削減とリテンションマネジメント

RABLEでは、リテンションマネジメントを軸に、従業員満足度を高め、採用・教育コストを削減し、人材の質を上げることで、生産性を高め、クライアント企業を高利益体質にすることをミッションとしている。

コストを削ることと社員の満足度を高めることは一見つながらないように思われるかもしれない。

3.1 売上に変動がなく、離職がなければ、定年退職人数=採用人数になる

しかし、コストとは何で生まれるのだろうか?

コストは、基本的に不足するから生まれる。

  • 作業力が足りないから、追加人員を増やす。
  • 誰かが辞めたから補充する。
  • 必要な投入量(売上)が増えたから、追加する。

つまり、不足する原因を解決せずに、補充だけを考えても上手くいかない。

  • 社員たちの意欲や成果意識が低下し、効率性が落ちているから社員の頭数を必要とする。
  • 社員たちが離職する社員を減らそうと思わなければ、必要な採用数は増え続ける。
  • 生産性が落ちているのに、採用数を増やせば、人件費率が上がるだけになる。

3.2 人事の問題は社員全員で取り組まなければ解決できない

だから私たちは採用・教育コストを削減するためにリテンションマネジメントを実践し、成果を出している。

  • 現場の社員が、同僚を部下を大切にするから必要な採用人数が減る。
  • 現場の社員の満足度が上がるから、平均勤続年数が上がって、採用回転が遅くなる。
  • 現場の社員の満足度が上がり、生産性が上がるから、少ない人員で多くの利益を出せる。

コストはあくまで売上に対する比率でしかないし、究極的には総額で見てはいけない。

  • この人員数を獲得するための毎年の新入社員の比率は?
  • 売上に対する1人当りの生産性は?
  • 採用コストの内、離職により無駄になってしまうコストの比率は?

まとめ

採用コストというと多くの方が、採用広告運用やメディア戦術、採用面接プロセスや基準の見直しなど、戦術レベルの施策を注目される事が多い。

しかし、戦略的に見れば、採用コストは、人事考課や福利厚生、人材育成など、人材マネジメントの成果の1つの指標にすぎず、業者や広告内容を変える、マーケティングに力を入れる、という小手先のテクニックでは劇的な成果を上げることは難しい。

採用コストにおける獲得単価というのは、自社社員の会社に対する信頼度や愛着、誇りの程度を示す数値であるからだ。

社員の満足度が高い会社であれば、1人当り採用コストや応募コストは低く済む。なぜなら、口コミや社員紹介で広告を出さずとも集まるし、社員の声を掲載すれば反響を生むからだ。

また離職率も低く、平均勤続年数も高いので、総従業員に対して毎年必要となる新入社員の比率も少なくて済む。

そうなれば、新入社員1人に対して手厚いフォローや教育を施せる。人材育成にコストを投じても離職されることによるロスがないというも理由の1つにはなるが、それ以上に、職場における新入社員の比率が低いため、作業負担にならないからだ。

その好循環が自社の社員の質を高め、生産性が上がり、社員の待遇をよくする。というサイクルを生み出す。

利益率で見れば、中小企業やベンチャーの方が大手よりも高く、人材不足に困っていない、優秀な社員が集まる会社はいくらでもある。給与や待遇がいいから人手不足に困らなくなるのではなく、採用コストや教育コストの無駄の削減分を社員の給与や待遇にコストを投じた結果だといえる。

是非、会社全体で採用コスト・教育コストの削減を行うリテンションマネジメントに取り組んでみて欲しい。

社員全員が危機意識を持ち、具体的な削減目標の下に、行動する事が出来れば、必ず成果は出せる。

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