リテンションマネジメントを成功させるためには、社内コミュニケーションを活性させることが重要なポイントだ。
なぜなら、離職率が高い原因は、上司と部下のコミュニケーションなどの人間関係に不満が多いことになる。逆に、売上が好調な会社は、職場に活気があり、良好なコミュニケーションが取れており、離職率が低い。
そのため、そのような企業で働きたいという採用にも好影響を与えるため、求人広告に過剰に投資しなくても人手不足の課題で悩まされない傾向にある。
しかし、「社内コミュニケーションを改善しよう。」と思っても、どこに原因があるのか？ということが発見できず、具体的な改善施策を実施できない企業が多いのではないだろうか？
その理由は、社内コミュニケーションとは「良くなったのか？変わっていないのか？」という成果や変化を感じにくいテーマであるからだ。
そこで当記事では、社内コミュニケーションが良好ではない原因を3種類のデータから絞り込み、「社内コミュニケーション改善への取り組みの成果をどのように評価するか？」を数値で管理する方法と「社員にコミュニケーションを取るように動機付けるための具体的な手順」を丁寧に解説する。
リテンションマネジメントに取り組めば、どのようなメリットがあるのか？詳しく知りたい方は、こちらの記事を先に読んでおこう。
1．社内コミュニケーションの改善が難しい理由とは？
社内コミュニケーションを活性させるために、あなたの会社でも社内報などの報告書類を増やしたり、飲み会やレクレーションなどを実施していることだろう。
果たして、そのような施策は、どのような目的で行い、どのような成果としての数値を目標とするのか？ということまで決定できているだろうか？
1.1 社内コミュニケーションに対する意識と改善策とは？
まず、一般的な社内コミュニケーションに対する意識調査の結果を見てみよう。
早速以下の表を見て欲しい。以下の表はHR総研が2016年に行った「社内コミュニケーションに関する調査」結果の一部を引用したものだ。
以下の結果は「社内のコミュニケーションに課題があると思うか？」という問いに関するものだ。
参考URL：https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=153
上記の表を見る限り、7割以上の会社で「課題として感じている」ことがわかる。
つまり、社内コミュニケーションを活性化する上で課題となるのは、改善手法や施策にあるのではなく、「どう管理していいかわからない」、「成果を出すように社員をモチベートできない」ことにある。
1.2 社内コミュニケーションを活性させる施策とは？
上記のデータにあるように課題に感じている企業は多いのだが、そのための対策としてはどのようなことがあるだろうか？
同じく、HR総研が2016年に行った「社内コミュニケーションに関する調査」のデータを見てみよう。
上記の表をみればわかるように「社内コミュニケーションを改善する施策」に関して言えば、規模・業種に関係なく、実行できる内容であるものがほとんどだ。
多くの場合は、従業員への研修や社内報、または、上司との面談、従業員同士のコミュニケーションとしてのレクレーションや飲み会などが主なコミュニケーションを活性させる施策として実行しているだろう。
その方法は千差万別で、企業ごとの特徴を活かしたものであるだろう。
しかしながら、それぞれの施策に対する成果をどこで測定するのか？という点については、どのような企業でも曖昧ではないだろうか？
1.3 社内コミュニケーションの成果を何で測るか？
社内コミュニケーションが良好な状態にあるのか？という成果を測るために、RABLEでは、以下の3種類の要素を重視している。あなたの会社でも、以下の3種類の中から、特にどのような原因でコミュニケーションが不足しているのか？ということを考えてみよう。
- 雇用形態の差におけるコミュニケーションの不足
正社員とアルバイトなど、雇用形態によってコミュニケーション不足が発生することがある。なぜなら、それぞれの雇用形態でグループが形成されてしまうからだ。また給与や責任、業務内容の違いによる格差が出来てしまい、関係性に溝ができる要因となる。
- 地域の差におけるコミュニケーションの不足
店舗間の連携や情報の共有という横方向でもコミュニケーションの問題が発生する。
学生が多いA地区とビジネス街のB地区や、規模の大きいA店舗と小さなB店舗の違いなど、環境によって、それぞれの文化が形成されるからだ。また単純に地理的・空間的に離れていると接点が少なくなり、対抗意識を持ってしまうということも大きな要因だ。
- 職能の違いにおけるコミュニケーションの不足
営業職と製品開発部のような部門間のコミュニケーションも問題が発生することが多い傾向にある。職能によって任せている業務や目標が異なるためだ。部門間の目標は対立することが多く、部門間でのミスコミュニケーションは多くの会社で問題となっている。
コミュニケーション不足が慢性化すると、働きづらい職場となってしまい、定着率が低下するという結果につながりやすい。
ここからは、上記3種類の視点における離職率データを活用したコミュニケーション不足を改善するための手順についてお伝えしていく。
コミュニケーション不足が改善されれば、働きやすい職場環境が完成し、定着率が向上するため、コミュニケーション不足の成果を可視化することが可能となる。
２．採用形態の壁を取り払うコミュニケーション活性化
まずは採用形態別に生じるコミュニケーションの問題から考えていこう。
2.1 採用形態別のコミュニケーションを活性化しよう
多くの企業において、採用形態や採用者の特徴は強く社内コミュニケーションに影響する。アルバイトであっても学生アルバイトや主婦アルバイト、フリーターとはコミュニケーションの壁が存在するし、社員と派遣といった場合もしかりだ。
上記のデータは、アルバイト・正社員・店長候補という3つの採用形態による離職人数データだ。
どのような雇用形態で何名を採用し、その内、何名が、どれくらいの期間で離職したのか？ということを一覧データとして確認できるようになっている。
上記のデータならば、アルバイトと正社員の離職率が非常に高いことがわかるだろう。
つまり、離職率というデータを活用すれば、アルバイトと正社員のコミュニケーションが不足しているのではないか？ということをデータ根拠に基づいて考えることができるようになる。
2.2 採用形態別の離職率データを作成するための方法
私たちが提供しているエクセルテンプレートでは、以下の様に黄色のセルに入力すれば自動でグラフや表が変動するようになっている。
当ブログで紹介しているEXCELテンプレートの詳細について興味のある方は以下のURLをクリックして欲しい。
https://researchbased.org/lp/full-function-excel/
会社によって採用形態は異なり、採用形態が変われば、どこのコミュニケーションに問題が発生しているか？は変化する。あなたの会社でのビジネスモデルにおける人材戦略はどのようなものになっているだろうか？
上記の表のように自社に合った人材の切り口は異なるはずだ。自社の人材を３つに定義するとしたら、あなたの会社ではどのような分類が適正であるのか？を検討してみよう。
そこがコミュニケーションの壁となっている。
「誰と誰の間でコミュニケーションの問題が発生しているのか？」を明確にしなければ、具体的にどのような対策が効果的になるのか？を決定することは出来ない。
さらに、上記のグラフのような定着率データをグラフ化しておくと一目瞭然だ。このデータを活用して会議をしていけば、目標と行動が見えてくる。
自社に合った目線でコミュニケーションの壁はどこにあるかを考えれば、以下のようにデータを活用することが可能となる。
-
アルバイトの定着率が3年後は、40％台となっている。各社員は「所詮アルバイト」や「辞めたら他の人が入ってくる」などの意識を改革する必要がある。そのために、アルバイトと正社員の双方に、自分に足りていないこと！や、これから取り組みたいこと！を会話させ、コミュニケーションを活性させるようにし、目標を60%に定めよう。実際に、意外にもアルバイトは正社員の足りない部分を理解していることが多いので、非常に有効な方法だ。
-
正社員の新人離職率が高いために、アルバイト頼りの経営になっている。そのためには、正社員と店長の壁を取り除く必要がある。正社員と店長が一緒に協力して、新人の育成方針を決定していこう。新人定着率80%にまで引き上げるために、双方のコミュニケーションを活性させる報告書や指導履歴確認書などを作ろう！このように、一緒に、どうすれば新入社員を早く育成できるのか悩ませるという方法も有効だ。
このように、データを現場の社員たちに見せることで、この数値を良くするにはどうすればいいか？また、お互いに働きやすい職場にするためのコミュニケーションは何なのか？と、働きやすい職場について考えさせることで、新しいアイデアを全社員が発案するようになる。
大事なのは、現場の社員たちに「自分たちにコミュニケーションは不足しているのではないか？」という問題意識を持ってもらう事だ。
３．店舗別にコミュニケーションの課題を考えてみよう
次に紹介するのは、店舗別にコミュニケーションの問題を解決する為の切り口だ。店舗型の会社だけでなく、営業所と事業所が地理的に離れている場合にも該当する。
立地が異なっていたりすると、そこで働く社員の文化や特徴が変わる。あなたの会社でも、場所が変わればそこで働く社員の考え方や職場に浸透している考え方・やり方が異なるという事はないだろうか？
地理的・空間的に離れる。というのは、コミュニケーションに大きい影響を与える。
3.1 店舗ごとのコミュニケーションの問題を把握しよう
立地が変われば以下の2つの要素が変わる。
- 社員の入れ替えが激しい傾向が強い都会型
- 社員の入れ替えが少ない傾向が強い郊外型
学生街や住宅街・ビジネス街など、店舗ごとに違いが発生するはずだ。
上記の要素が変われば、職場に集まる社員の性格もライフスタイルも当然変化するし、趣味・興味関心内容もそれに合わせて変化する。すると職場で形成される価値観や文化も伴って変化する。
だからこそ、店舗別にどこにコミュニケーションの問題があるのか？を考えることで、店舗それぞれで課題内容に対する対策が異なってくる。
3.2 地理的に離れているからこそ数値で管理することが大切になる
また地理的に離れているという事は、他の店舗の成績や会社全体と比較して、成果はどうなのか？という客観的な視点は持ちにくくなる。
どうしても「この店舗では昔からこうだから。」と狭い視点に捉われてしまうからだ。
そこで、他の店舗と比較して、「離職率は他の店舗ではこうなっていて、それと比較して考えると、この店舗のコミュニケーションは良いと判断するのは難しいと思うがどうだろうか？」という接し方が効果的となる。
以下は、採用人数と離職人数のデータを店舗ごとに比較したデータだ。
店舗Aも店舗Bも採用人数に違いはないが、店舗Aの方が離職人数が少ない多いために、人材の定着率が悪いことがわかるだろう。
それぞれの店舗の特徴を加味して、以下のようなアイデアを出していこう。
-
学生街などの若者が多く、アルバイトの入れ替えが激しいのがA店舗なので、仕事を通して就職にも役立つ能力を指導する機会を与えよう。そのような取り組みを行うことで、社員とアルバイトの社内コミュニケーションを改善しよう。このような改革を実現できれば採用応募者数にも好影響を与える。次年度は、A店舗で5名を増やせるように取り組むもう。
-
ビジネス街などで、働き方に自由度が高いと思っている社員が多いのがC店舗なので、新しいビジネスのためのプレゼンテーションと、そのディスカッションを奨励することで、社内のコミュニケーションを活性させていこう。プレゼン能力など、個人の能力が高まる会社になれば、会社に残って経験を積みたいと思うようになるだろう。次年度は、C店舗で4人増えるように取り組もう。
働きやすい環境を作り上げるためには、コミュニケーション不足をどのような形で補うのか？ということを、データから読み解き、現実的な改善案にまで落とし込むことが大切だ。このように、離職率データを地域特性データで分岐することで、新しいアイデアが生まれてくる。
コミュニケーション不足を改善し、働きやすい職場環境を作り上げることができれば、社員の離職率という目に見える結果が数値として改善されていくことがわかり、定着率が向上したことでモチベーションアップに貢献するコミュニケーションを特定できるようになる。
４．部署別のコミュニケーションの問題を把握しよう
コミュニケーションの問題は部署・職種にも当てはまる。特に会社が営業や開発などの職能別に組織が分かれている場合はそのデメリットが出やすい。
4-1.職種がきっちり分かれていればいる程、専門度は高くなる
職能別の配属だけに頼っていると専門性が高まってくる。すると、別の部署や全体管理をしている人間が口を出しにくくなる。その理由は、どうしても、その仕事に関する専門知識や経験で劣ってしまうからだ。
結果的に、「好きな方法でやってくれていいよ。」というように、現場に仕事を丸投げしてしまうのだ。すると、「こちらの苦労を知らないで、仕事を丸投げされている。」という不満や関係性が築けないと諦められることで、当然ながら離職率が高まっていくこととなる。
そこで、以下のような離職人数データと定着率データを作成していこう。
この企業事例では、営業部・マーケ部・商品開発部という、それぞれの職能ごとの離職人数データを出力している。どのような人材を増やしていきたいのか？ということを考える際にも役立つデータだ。
それぞれの定着率データを作成することで、専門知識や経験といった壁を乗り越えて部署を統括する人物に対して、「人手不足の課題は、専門用語が多すぎることで、新入社員にとっては働きづらい職場を作ってしまっているのだろう。」という、意見を言えるようになる。
データを見て、少し現場から話を聞くだけで、ほぼ確実に現場で発生しているコミュニケーションの課題を発見できるようになるだろう。
4-2.離職率を計算すれば、社内の会話が活性化するアイデアが生まれる。
例えば、上記のデータを見ながら、以下のような質問や方針を伝えることが可能だ。
-
営業部は、他の部署と比べて、3年以内の定着率が低いですが、社員同士のコミュニケーションが充分ではなく、個人成果を求めすぎなのではないか？もっと、営業成績をアップさせるためのノウハウを共有するためのコミュニケーションを増やすという目標で行動しよう。上記のデータを見れば、コミュニケーション不足で定着率が悪くなっている。コミュニケーションを活性させ、チーム成果を高めて、3年後定着率を80％にまで高めよう。
-
商品開発部は、新しいアイデアを形にすることが重要だ。そのためには、これまでの考え方と新しい考え方を融合させることを検討しよう。そこで、先輩社員と後輩社員の混合チームを作り、新しいサービス開発を提案させるようにして、コミュニケーションを増やしていこう。実際のデータを見れば、コミュニケーションが不足していることがわかる。新入社員が居ずらい環境を改革し、3年後定着率を65%にまで引き上げよう。
このように、データがあることで、何を改善しなければならないのか？また、その際に、離職人数はどれだけ抑えることが必要なのか？という、具体的な目標を立てることを意識するようになる。
そのような課題を解決できれば、その結果として定着率が改善されていくのだ。
人手不足の課題を解決する。という目標ではなく、どのようなコミュニケーションが不足しているのか？という、現実的な課題を数値から読みと無ければならない。
ここまでで重要なことは、離職率データという客観性の高いデータを活用した上で、その課題を明確にし、コミュニケーション不足を改善するためのアイデアを引き出すことにある。データ根拠が無い場合では、このような新しい発想が生まれることはなく、誰もが納得して取り組んではくれないことが多い。
また、その改革に対する成果として、職能別の定着率も数値化しておくことが重要となってくる。
まとめ：コミュニケーションを改善するために一番大切な事とは何か
売上と異なり、コミュニケーションの課題は簡単に見えて解決が困難なテーマだ。
なぜなら、その原因はどこにあるのか？他と比較してどのような結果であるのか？さらに、改善において、達成すべき目標数値はどれくらいか？など、数値による管理が難しいからだ。
しかしながら、コミュニケーションが不足すれば、離職率が高まることは誰の目にも明らかな結果である。
つまり、何が原因でこのような結果となっているのか？という、原因と結果を数値管理し、人手不足対策の方程式を作り上げることができるのだ。
そのような数値管理ができれば、「離職率は4%から12%以内に抑えなければ、社内コミュニケーションが乱れている証拠だ。」というように考えられるようになっていくのだ。
すると、本社でデータを見ているだけでも、「A店舗は離職率が15%だから社内コミュニケーションが悪くなっている。」「営業部の離職率が22%に上がっているから、個々の社員の成果がバラバラだ。」など、人材マネジメントのノウハウが蓄積されていくようになっていく。
つまり、コミュニケーション不足の原因を探すための離職率データの利用と、目標数値などの自発的な行動を動機づけるためのデータ活用を学ぶことで、社内コミュニケーションが改善されていくのだ。
RABLEでは、その他にも、離職率データの活用方法をご紹介している。その他のデータにも興味のある方は、以下に掲載しているので、目を一度通してみてほしい。
