離職率計算

平均勤続年数の計算方法!人手不足で悩む経営者が驚いた活用方法

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あなたの会社でも平均勤続年数を計算してみよう。計算方法はとてもシンプルだし、エクセルが苦手な方でも簡単に作成することが出来る。

当記事は、業界ごとの平均勤続年数を紹介しているのではなく、あなたの会社の平均勤続年数の計算方法と、さらに、活用方法をお伝えしている。

今回の記事は、平均勤続年数データを作成するだけで、人手不足の原因を追究できる。という内容を事例を交えてご紹介する。目から鱗の活用方法なので、ぜひ、最後まで読んでみて欲しい。

特に、人手不足で悩んでいる企業ならば、ぜひ、この記事を隅々まで読んでいただきたい。

1.人手不足の原因を4種類に絞り込もう!

あなたの会社での人手不足の原因は以下の4つの内、どれであるかがはっきりしているだろうか?

  1.  採用してもすぐに辞めてしまう。新入社員の定着率が悪いために人手不足だ。
  2.  仕事を覚えた若手社員が離職や他社に転職されてしまい人手不足だ。
  3.  ある程度長く働いた中堅の社員が、独立や転職するために人手不足だ。
  4.  会社を支えてきた経験が豊富なベテラン社員が退職したので人手不足だ。

「自分の会社のことである以上、大体わかっている!!」と思われる方もいるかもしれないが、実際に数値を出してみると、意外にもズレていることが多い。

では、まず平均勤続年数を計算することで、どの層の人材がどれくらい働いているのか?ということを数値を使って確認していこう。

 1-1. 平均勤続年数の計算方法|10階層に分割して計算する方法

私たちはクライアント企業に対して、まず初めに、必ず以下の表を用いて、勤続期間の分布表を作成するようにしている。なぜなら、この数値をみれば、クライアント企業の社風や職場文化、イニシアチブを握っている人物・年代は誰なのか?が把握しやすいからだ。

勤続期間分布表とは、最長の勤続年数を10で割る十分位で表したものだ。それぞれの階級値は【最長年数÷10×階層値】で求める事が出来る。

上記の計算式を使って、計算したのが以下の表だ。

最長勤続が20年の場合の十分位表の作り方

 最長勤続が20年の場合の十分位表

上記はわかりやすいサンプルとして、最長勤続年数を20年に設定しているが、これを、実際のクライアントデータで確認してみよう。

下記の表は、最長勤続年数が11.3年の企業の事例である。

勤続年数の十分位表

上記の表だけではわかりづらいので、以下のようにグラフを作成して、どの階層のボリュームが多いのか?ということを確認してみよう。

平均勤続年数グラフ

上記のグラフを見ることで、誰に居心地がよく、どの年代が主導権を握っている会社なのか?を知る事が出来るようになる。

上記のデータは、入社2.3年目から6.8年目までが活躍している、女性の多い職場の事例だ。

1-2. 平均勤続年数のギャップを確認しよう

このような平均勤続年数データを作成すれば、世代間のギャップを確認してみよう。

以下は、実際の企業データではなく、最長勤続年数42.3年の企業をサンプルとして作成したグラフだ。

平均勤続年数が長い企業

もしも、このように勤続年数が長い社員の多い職場に、新入社員が19名採用されたとすれば、いかがだろうか?

60代のベテランの社員は面倒見も良く、若手を指導しようと考えてくれていたとしても、普段の会話だけでなく、将来に対する仕事上の目標などを含め、様々な意思の共有やコミュニケーション不足の原因となってしてしまう場合がある。

勤続期間が離れれば離れる程、コミュニケーションは少なくなり、新入社員が定着しないという、人手不足の原因になってしまうことがあるのだ。逆に、勤続期間が近ければ近いほど、話したり、相談したり、コミュニケーションが多くなる。

では、ここからは、さらに具体的な課題を発見するためのデータを見ていこう。

2.平均勤続年数から組織の課題を発見する方法

先ほど、10段階の階層に分割したが、さらに4分割の階層に分割していこう。

まずは、基本的な方法として業務能力で分割してみよう。

2-1. 業務能力により4つの社員階層に分割してみよう

ここからは、10分割していた勤続年数を4分割にしていくのだが、この分割が正しく出来ているか?ということは、あなたの会社で人材戦略を考える上で、とても重要なポイントとなってくる。

以下は参考として、もっともオーソドックスなセグメメント方法だ。

新入社員とベテラン社員

上記の方法ではなく、勤続年数が長くなるほどに給料が上がっていくという企業の場合などは、支払っている年間支給額の平均から4つに階層に分割しても良いだろう。

ここで注意して欲しいことは、必ず年数に関係した分割でなければいけない。ということだ。役職などで分岐しないようにしよう。

新入社員とベテラン社員の平均勤続年数

上記のように4つの階層にカテゴライズすることが出来れば、具体的にどの階層の社員が不足しているのか?ということが明らかとなる。

ここから、データを見れば、どのような課題があるのか?今後、どのような人材戦略が必要となるのか?ということが誰の目にも明らかになってくる。

2-2. 現状では,どの階層の社員が多いのか把握しよう

先ほど、社員の能力で4段階の階層に社員を分割することができた。

では、実際にどの階層の社員が、どれほどの人数となっているのか?ということを詳しく見ていこう。

まずは、4分割した現在の社員構成比率を確認してみよう。

平均勤続年酢データ作成の方法

ここで注目していただきたいのは、各階層ごとの人数とその比率である。

比率データを円グラフで出力すると以下のようなグラフとなる。

平均勤続年数が適正な企業

上記のように円グラフで出力すると、新人層が多く、中堅層が次いで多い状態だということがわかりやすくなっている。

つまり、会社の中心として働いてくれている社員が33.6%おり、イレギュラー対応などもう少し経験を増やして欲しい社員が47.45%となっている。

この階級層がこのように増えていることで、とても社員の層が厚い企業だと言える。

しかし、このデータだけを見ただけは、今後、どのように社員の層を変化させていくべきか?という人材戦略を組むことができない。

そこで、次は各階級層がどのように増減してきたのか?という経年変化グラフを確認しよう。このデータを見れば、今後の人材戦略を立てることが可能になる。

3.平均勤続年数の計算方法|経年変化グラフの確認

ここまで説明してきた企業事例で説明を続けるが、今後の課題は未成熟層を増やすことにある。ということが明確になるだろう。

そこで、以下の2つの視点を考えてみよう。

  • そもそも、採用力が無いために求人広告を出しても応募が来ないのではないか?
  • それとも、採用人数は多いのだが、入社してすぐに離職する社員が多いのではないか?

ここまでのデータでは、その原因を特定できないため、さらなるデータが必要となってくる。

そのため、それぞれの階層の増減を経年変化データで確認する必要がある。

3-1. 平均勤続年数の経年変化グラフで確認しよう

以下のグラフは、新人層はどのようにして増えてきたのか?ということを経年変化グラフで確認することが出来る。

2013年から2017年のデータを見れば、新人層が増えてきたのか?それとも、他の階層が減ってきたのか?ということが確認できる。

平均勤続年数ごとの社員数

まずは、上記の表を見て欲しい。2015年までの未成熟層が増えていることがわかるだろう。

これは、採用人数を増やしてきたことを表している。

続いて、新人層のデータを見て欲しい。2016年から新人層が大きく増えていることがわかるだろう。

上記のデータからわかることは、未成熟層の離職率が大幅に改善されたということがわかる。そのため、採用人数が少なくっているにも関わらず、新人層が増えているのだ。

確認のために、以下の比率で出力したデータを見てみよう。

平均勤続年数

上記のグラフを見て、あなたは、どのような変化があったと感じただろう?

こちらのクライアント企業では、2015年までは、頭数として採用人数を増やしていれば社員数が増えていくと考えていた。そのため、未成熟層の割合が80%を超える状態となっていた。

創業時の考え方のままに経営していれば、売上が上がっていけば頭数となる社員を採用することに専念してしまう傾向があり、ノウハウや経験が蓄積されていかないのだ。

しかしながら、2016年に経営方針を転換し、2017年には新人層と中堅層が増えてきている。

このように、経年変化のグラフを見ることで、どのような人材戦略を行っているのか?ということが確認できるようになる。

3-2. どの階層の離職をマネジメントすべきか判断しよう

人材マネジメントの戦略を決定するためには、離職人数の多い階層はどこか?ということを知らなければいけない。これがリテンションマネジメントである。

つまり、どの階層が減っているのか?ということを確認し、それぞれの対策を行うことが必要となるのだ。

離職人数データ

上記の表を見ていただければ、とにかく未成熟層の離職人数が際立っている。

驚くことに2015年には、90人も離職してしまっているのだ。

離職社員の割合

 

2016年から未成熟層の離職マネジメントに取り組み2017年度から成果が見え始めている。つまり、離職マネジメントは短期視点では達成されないが、継続して行っていくことで目標が達成されていくため、長期的な視点が必要となる。

リテンションマネジメントの成果は、1年以上の継続的な努力が必要となり、3年程度継続して行うことで、目標は達成される。そのため、途中で諦める経営者も多いかもしれないが、簡単に素早く達成する方法は無いため、じっくりと息長く努力を継続して欲しい。

まとめ

本日の記事でお伝えした2つの重要なポイントをおさらいしておこう。

1つ目は、リテンションマネジメントとは、離職率を改善することで優れた人材を増やしていくことであり、人手不足の出口対策を行うことにある。

2つ目は、データは目的を持って作成することが重要であり、特に、それぞれのデータの内訳を順番に見ていかなければ、何が原因であるのか?が特定できないということである。

人材戦略を考える上において、あなたの会社では目標となるゴールを設定しているだろうか?

どのような組織を作り上げていくのか?という視点に立った時、必ず必要となるのは、現在の状況をデータ化するということだ。現状を知るための数値を用意出来れば、漠然としていた課題を具体的な課題に落とし込むことが可能となる。

まずは、難しく考えずにあなたの会社の平均勤続年数を計算してみよう

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