モチベーション診断

納期と締切の圧迫度:RABLE式 モチベーション診断

人は時間に余裕がなければないほど、些細なことでモチベーションが下がったり、感情的になってしまいます。

あなたも、以下のような時にモチベーションが下がることはありませんか?

  • 課題や問題点を指摘された時、感情的になってしまう
  • 新しい作業の依頼や相談を持ち掛けられたとき、面倒くさいと思ってしまう
  • 部下の育成や他の人のフォローを快くすることができない

人にやさしくする。職場・会社のために貢献する。など、向上心を持って改善に取り組むには、自分に余裕がなくてはいけません。なぜなら時間がない時には、少しのタイムロスもしたくないからです。

できる限り作業時間に充てたい。想定外のことをすれば、作業はより遅れ、残業や休日出勤をしなくてはいけなくなる。そうした未来の想定が他の人の言動やお願い事に対して、表情や振る舞いに出てしまい、職場をギスギスとさせてしまいます。

仕事の締め切りストレスを軽減するためには?

生産性・品質・チームワークの改善・効率化、新しいルールの試行を多くの会社で実践していますが、実際に現場の行動が変わる事ができている会社はほんの一握りにしかすぎません。

なぜなら、新しい取り組みの現場の徹底や質を追求するためには、自分の業務時間を負担しなければいけないからです。そこで考えないといけないのが、勤務時間と実作業時間です。

例えば、8時間の内、8時間作業時間にあてている状態ならば、人材育成や追加作業の依頼などに時間を使うと生産数や売上が目標に満たなくなります。そのようなことをしていれば、自分の作業スケジュールはどんどん遅れてしまうからです。

それが面談や人材育成、施策の実行、品質改善、が難しい理由です。

現場にどれだけ【Time Pressure:時間的圧迫感】を感じているかは極めて重要な要素となります。また精神的な余裕の無さを示す指標としても活用できます。

そのため、通常業務以外の業務を依頼する場合には、時間的な圧迫感を感じていいないか?ということを確認しましょう。

仕事の締め切りストレスをどの程度感じているか?

このページで紹介している質問項目では、以下の心理を測定する目的としています。

  1. 残業や休憩時間、休出を含め、作業時間の時間的余裕についてどう認識しているか?
  2. 作業目標や自分のタスクについてどれだけ追われているか?

このような時間的な圧迫感は、裏を返せば心の余裕と言えるでしょう。

Q22.納期や作業量などの締め切りについて、
あなたは、日々の業務にどの程度追われていると感じていますか?

作業量が多く締切もあるので、
業務時間が全く足りないと感じる
L4
L3
L2
L1
そもそも、無理な納期や作業量を
押し付けられてないと感じる
R1
R2
R3
R4

では、解説に行く前に、上記の質問項目を読んで、自分はどの選択肢が近いか選んでみましょう。

<作業量が多く締切もあるので、行時間が全く足りないと感じる。 >

こちらの選択肢を回答した方は、業務時間に余裕がなく、常にギリギリで勤務しています。

そのため、部下の人材育成をしたいと思っていても、どうしても自分の作業の片手間にやらざるを得ないということはありませんか?

そして、部下の作業の正確性、質、スピードを確認することができません。

また、業務中に不便や課題、改善点に気が付いてもそれを実践したり、提案することもできません。なぜなら、そんなことをすれば余計に時間がとられてしまうからです。

また上司からの修正指示や手直しなどの自分の作業の指摘をされたときも素直に受け取れません。なぜなら、○○時間内に終わると思っていた作業がその作業によって遅れてしまうからです。

これをいつまでに終わらせて、次は、、、といったように、自分の作業スケジュールをこなすだけで一杯一杯だからです。

そうした時間的に余裕の無い状態が続けば、品質追及や他人のサポート、作業依頼といった職場の生産性、企業価値を下げていきます。

あなたの会社ではだれもが、目の前の作業を終わらせることが一番の目標になっていないでしょうか?

<そもそも無理な納期や作業量を押し付けられていないと感じる。>

逆に「そもそも無理な納期や作業量を押し付けられていないと感じる。」と回答した人の心理は、どのような状態なのか解説していきましょう。

こちらの選択肢を選んだ方は、納期を迫られていないため、余裕をもって作業ができています。そのため、突発的なトラブルが発生しても、状況をしっかりと判断してから、最適な方法を考えて取り組めます。

また修正依頼や問題個所を指摘されても、素直に受け入れ、より完璧なサービス・製品を提供したいと思えていることでしょう。チームで話し合うべきことがあれば、相互理解をするための時間をしっかり作り、改善やスキルアップするために時間を使えているのではないでしょうか。

それは時間に余裕があるからこそ、最善の方法で結果を出すという目標をブレさせずにい続けられるためです。

しかし、注意しなければいけない点は、余裕の時間を多すぎれば気持ちがダラダラとしてしまい、モチベーションが低下してしまうようになるでしょう。

締切や納期に対して、少しだけゆとりを持って作業できるように自分自身の仕事をコントロールするよう意識していきましょう。

締切が迫っても感情が振り回されないためのアドバイス

心に余裕が持つためには、時間が必要です。その時間を作るためには方法は3つです。

1つ目は、自分の作業を効率化することです。

自分の作業においてどこに時間をロスしているか?作業全体を考えてから、“ついでにできる作業“や”手順を見直して省略できないか検討する”などを増やすことによって、作業の効率化を図りましょう。

2つ目は、仕事を増やされないようにすることです。

注意して欲しいのですが、決して仕事をさぼるという事ではありません。

もちろん、自分の作業の延長上にあるものはすべきですが、自身の役割や業務に関連しない作業の場合、上手く立ち回りましょう。

そのためには、「今までの仕事の成果を振り返る時間」「自分の行動の質を振り返る時間」「業務の効率化を試せる時間」などを作り、まとめた事を上司に発表したり職場で共有していくことが良いでしょう。

3つ目は、連携を深めることです。

相談や話し合いのコミュニケーションはとるべきですが、報告、伝達、確認において、実は多くの時間がとられています。

必要なことかどうか、短く伝えるような工夫、聞きたいことは事前に考えて置き、待ち時間を減らすなど工夫次第で手を止めることなく、作業ができるようになります。

マネジメントタイムを考慮したタスク管理

生産性が低い、改善が進まない。こだわりを持って仕事しない。チームワークが弱い。という会社の場合、現場を見てみれば、その理由はすぐにわかります。現場が全員常に作業に追われている、このような状況であれば、改善や各種施策はうまくいかないでしょう。

もし、あなたの会社で生産性を高めることを成し遂げたいのであれば、現場社員が以下の時間をとれるようにしなければいけません。

1.成果の原因を振り返れる時間を作る

時間に余裕があれば、それぞれの作業を終えてから、どこがよかったか、悪かったかを振り返り、それはどういった行動が問題であったか、どうしたほうがよかったかを振り返る時間を持てるようにすることです。

失敗は失敗に気づくからこそ、成長につながるのであって、どこが悪いかさえわからない、どうしたらよいかさえわからない社員に解決策を求めても変わらないのは当然のことといえます。

2.検索したり、調べることのできる時間を作る

そしてその答えを見つけるためには、知識や新しい視点が必要です。WEBで検索したり、本を参照したり、マニュアルを読み返す時間がなくてはいけません。

作業というアウトプットばかりの社員に「なぜ?」を聞いても解決策が出るはずがありません。新しい知識、視点の広がり、他人の意見という刺激がなければ成長という変化は起こるはずがないからです。

3.実際に試したり、実験できる時間を作る

そして思いついたアイデアや手に入れた新しいことは試してみなければ、良い悪いの判断ができません。実践良いと思ったけど、やってみればうまくいかなった、ということはあります。

何度も工夫と修正を繰り返した結果にしか改善は生まれません。試してみる時間的余裕があるからこそ改善は生まれます。

あなたの会社では、仕事の締め切りだけを追求せずに、このような改善が生まれる、高い質を追求するための時間を与えているでしょうか?

締切のストレスを減らすためのヒント

時間を与えるというのは非常に重要なことです。

この時間において、以下の質問を従業員アンケートでとってみれば、あなたの会社の人材育成環境の質を知ることにつながります。

  • 指導をしてもらう時間は十分に取っているか?
  • 成果を確認してもらえる時間は取っているか?
  • どこが悪かったか指摘してもらう時間は取っているか?
  • 自分の考えが正しいか間違っているかを聞く時間は十分に取っているか?
  • 自分が思いついたことを試す際に失敗しても怒られないか?
  • やり直しをしても十分間に合う納期だと思うか?

そして同時に部下にそのような時間コストを取っているか?ということも質問してみましょう。

とにかく仕事の締め切りに追われている状況の従業員にとっては、新しいマニュアルや新しい企画を実行しても時間的な余裕がなく、改善の成果を見込めないでしょう。

効率を求めるだけが成果ではありませんが、締切のストレスを感じている従業員からは新しいアイデアを実行する余裕がなくなります。

これらの課題を解決するためには、マネジメント層と現場層の相互の協力やマネジメント層のサポートがない限り、改善へのモチベーションは生まれることはないでしょう。

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