あなたは離職率に関してどういったイメージを持っておられるだろうか？例えば、離職率とは、業界や業種に依存する変えられない。また、中小企業では改善が難しい。こういったイメージではないだろうか？
そのため、業界全体の離職率を調べることはあっても、自分の会社の離職率を知らない経営者や人事部が多い。
しかし、自分の会社の離職率を計算することは、人事担当者や採用担当者だけでなく、中小企業の経営者の方々にも是非実践すべきことだ。なぜなら、離職率はマネジメントの最重要指標となるデータであるからだ。
その理由は簡単で、あなたの会社で熱心に人材育成やノウハウを教えても、離職されてしまえば、人件費・教育費・時間が無駄になるだけなく、ノウハウや会社情報・製品知識が他社に流出してしまうからだ。だからこそ、業界や業種に関係なく、業績が好調な企業はほぼといっていいくらい離職改善からマネジメントするリテンションマネジメントに力を入れている。
そこで、当記事では、離職率の計算が難しい理由から、会議で使える様々な離職率データの紹介まで、離職率を計算しようと考えている方に、最初に読んでいただきたい内容としている。
実際に、離職率の計算をしようと思ったが難しいと感じて諦めていた方や、どのように離職率データを使えばいいのか？と悩んでいる方には必見の内容となっている。
では、さっそく、離職率を出す為に用意すべきデータは何か？ということから見ていこう。
１．離職率の計算方法
そもそも離職率には厳密な定義は存在しない。ある年の採用年度における採用人数と一定期間後の離職人数を割ることで算出できる。
離職率の計算式：一定期間内の離職人数 ÷ 採用年度の採用人数×100
1.1 離職率とは？離職率の計算に定義が存在しない理由
離職率とは、上記で述べたように採用した合計人数の内、ある一定期間内に辞めた割合を示す数値だが、【この一定期間】という言葉のせいで、どの期間で計測するか？で、計算方法が変化する。
集計期間を1年で区切れば1年以内離職率になるし、3年で区切れば3年以内離職率となる。言葉だけの説明ではわかりづらいと思うので、実際に離職率の計算に必要な表を見ながら解説する。
実は、離職率の計算をするためには、たった1つの表を作れば、誰でも簡単に計算することが出来る。
1.2 離職率の計算に必要な表を作成してみよう
以下の表を用意しよう。それぞれの採用年度の採用人数、各期間に離職してしまった社員の累積人数を集計したものだ。
表７．累積離職人数
上記の表ができれば、離職率を以下の例の様にそれぞれ計算できるようになる。
各期間の離職率計算の例
2015年の1年以内離職率：離職者41人÷採用数139人*100＝29.5％
2015年の3年以内離職率：離職者87人÷採用数139人*100＝62.6％
1.2 新卒3年以内離職率のグラフを作ってみよう
上記の例で、2015年度の欄を見ていただきたい。
2015年度の採用人数は139人となっているが、4月10日に全員が入社した新卒採用の事例だと考えてみよう。すると、1カ月以内とは、5月10日までの間に離職した人数だとわかるだろう。
さらに言えば、上記の表の右端にある3年以内というのは、2018年4月9日までに離職した人数の合計となる。
後は下記の表を参考にして、各年度の採用人数と各期間の離職人数×100を行い、以下の表を作成しよう。
上記の表があれば、以下のような経年変化別のグラフを作成することができるようになる。
新卒3年以内離職率グラフ
ここまでの計算は多くの方がご存知だろう。
しかし、リテンションマネジメントを実現するために必要となる離職率データは以下からである。
２．定着率とは？定着率は離職率の対義語である
離職率の対義語には、定着率という言葉も存在する。定着率とは、ある年度の採用人数の内、ある一定期間後も社内に残り続けてくれている割合のことを示す。
離職率と定着率の関係は以下のようになる
採用人数合計 ＝ 離職した人数 + 定着した人数
離職した人数 ＝ 採用人数合計 － 定着した人数
定着した人数 ＝ 採用人数合計 － 離職した人数
つまり、1年後定着人数を計算するならば、1年後も会社に残っている社員数と、1年以内に離職した社員数を足せば、その年の採用人数合計になることがわかるだろう。
そのことから、定着率の計算方法は【100％－離職率＝定着率】という計算式になる。
あとは、【1－各期間の離職率】を計算すれば、下記のような定着率の推移グラフを作成することが出来る。※100％は整数では１と表すので、計算時の単位の間違いに注意しよう。
表５．各期間の定着率推移
各期間における人員定着率の推移
RABLEでは、クライアント企業の会議や資料作成時に「採用した社員数が、どれくらいの期間で離職し、どの程度減少してしまったのか？」という、課題となる離職時期を発見する目的でデータを利用するため、離職率よりも定着率を多用している。
３．離職率の計算が簡単なようで難しい理由
ここまで内容を読めば離職率の計算自体は、非常に簡単で、各期間に離職した社員の集計さえできれば簡単に出すことが出来ると思うだろうが、「実際に離職率を計算しよう。」と取り組んだ場合に、どうすれば計算できるのかわからなくなることがある。
3-1. 入社・退社時期がバラバラなので期間の区切りが難しい
上記のデータをご覧いただけると思うが、多くの会社では、入社日・退社日は全員バラバラのはずだ。
例えば、期首・期末の設定を4月1日から3月31日にすると、上記の例では、どう計算すれば良いのか混乱してしまうだろう。
混乱してしまうポイントは、2017年度に採用した社員の離職率を計算する場合に、締切日を期末の3月31日に固定したとしよう。すると、全員が1年以内の離職だと勘違いしてしまうだろう。
実際は、「1年近く働いて離職した。」・「半年過ぎて離職した。」・「3ヵ月以内に離職した。」という、離職までに要した日数は異なるにもかかわらずだ。
つまり、【○ヵ月働いて離職】や、【〇年以内に離職】したという、離職までの就労期間ごとの離職人数の集計をすることが難しいのだ。
次の画像は離職率を計算する上で計算の締切日を設定しない時の例だ。
入社日と退職日から離職率を正しく算出した時の例
上記の表を作成すれば、離職率は正しく計算することができる。
このように、離職率は計算式が難しいというより、〇年以内に離職したという集計をする時に問題が発生する。
計算式を作るのが面倒だと感じる方のために、ＲＡＢＬＥでは、現在は無料でダウンロードできる離職管理エクセルを提供しているので、ぜひ、手に入れていただきたい。
当記事で紹介している表やグラフも、このＥＸＣＥＬから出力されるデータとなっている。使い方はとても簡単で、入社日と退社日を入力するだけで、様々な離職に関するデータ分析が可能となっている。
では、さらに、離職率データがあればどのようなデータ分析が可能となるのか？ということを紹介していこう。ここからは無料で提供しているＥＸＣＥＬで出力できる離職データグラフを活用していくための応用編となる。
４．作成した離職率・定着率グラフを活用しよう
ここまでで離職率を計算する方法と計算に必要なツールは何か？を理解できただろう。ただし、これまでに紹介した単純な離職率の計算だけでは意味がない。
そこで、ここからの内容は、あなたの会社の課題を解決するためのデータ作りを説明していこう。
4.1 各期間に発生した２つの離職数グラフを作成しよう
下記の表は上で説明した累積人数ではなく、各期間ごとに発生した離職人数を記録したものだ。
表３．期間別離職発生割合
上記の表からグラフを作成すると、以下のようなものが出来上がる
グラフ３．期間別離職発生割合
上記のグラフがあれば、2011年度から2015年度の間に、どのような課題が増え、どのような課題が解決できているのか？ということを特定できる。
上記のグラフを見て、あなたは、どのような課題を感じるだろうか？以下のステップで、一度、一緒に考えてみてもらいたい。
離職の発生時期から離職動機を特定しよう。
１．離職の発生が多い時期はいつか？それは、経変変化でどのように変わっているか？
対策例〉 2年以内離職率が高く、年々その人数は増えている。
２．その時期の離職の発生が多発するのは、どういった気持ちを持つからだろうか？
対策例） 1年間働くと新人教育の担当になり、仕事の負担が大きくなる。
３．その気持ちを無くすためには、どのような対策が効果的だろうか？
対策例） 新入社員の教育は1年上の先輩ではなく教育担当が対応する。
具体的な対策を考えるためには、離職している社員は誰なのか？何故そういった気持になるのか？を相手の立場に立って考える事が重要だ。上記の例のように、どの期間に離職が多く発生しているのか？という事に細心の注意を払おう。
しかし、上記のグラフだけでは、採用人数の差によって大きく影響を受けてしまう。多くの社員を採用した年ほど、離職者が多くなってしまうのは当たり前であるからだ。そこで、私たちは、上記の表に加え、割合で出した以下の表も同時に見るようにしている。
表４．各期間が全体の離職人数に占める割合
グラフ４．各期間の離職人数の割合
上記の表があれば、より正確に離職がどの段階で発生しているのか？という把握が出来るようになるはずだ。
上記の表を見れば、入社から2年が経過し3年目に突入すれば離職率が一気に下がる。そのため、入社から2年間は働き続けてくれるような組織体制を作ることが重要だと誰もが考えるだろう。
4.2 人材の流動比率グラフで現場の人材育成負担を数値化しよう
また各年度の採用人数と離職人数という数値であれば、以下のような人材流動に関するグラフも併せて作成することが出来る。
表１０．年度別社員数の推移と流動社員比率
期首・期末社員数と人材流動比率の推移
人材流動比率とは【（採用人数+離職人数）÷期首の社員人数】で私たちは計算している。この数値は、元々いた社員の割合と採用・離職社員の比率を表している。
採用も離職社員もいなければ、その比率は0となる。つまり、人の入れ替えが無い状態だ。
また、1人も採用せずに元々いた社員だけが離職していれば、比率は100％を下回り、採用人数と離職人数が増え、期首の社員数を超えれば比率は100％を超える。
Q.人材流動比率が高いと、
どういう課題が発生するだろうか？
あなたにも考えてみて欲しいのだが、既存の社員が少ない職場に新入社員が大量に配属されれば現場はどうなるだろうか？
例えば、2013年の例であれば、177.14％なので期首社員1名につき、1.7人の採用者か離職者の対応をしていることがわかる。
これは、採用した社員の教育負担と、離職社員の埋め合わせのために残業を増やすという状態が１社員につき、1.7人分も発生していることとなるため、現場では既存社員が奔走させられていることがデータから読み取れるということだ。
あまりにもこの数値が高すぎると、教育や埋め合わせに時間が取られ、現場の生産性や稼働率が落ちる原因となるので、採用人数を増やし過ぎていないか？など、バランスを持った人材管理に取り組む必要があることが分かる。
4.3 離職率に関するまとめデータを作ろう
表１：結果の概要
離職率に関する基本的なデータをあらかた作成し終えたら、最後にまとめデータを作ろう。上記の様なデータを作成し、人材は増えているのか？それぞれの期末人数で実際何人の社員が残っているのか？をすぐに把握できるデータ作りを目指そう。
特に、上記のグラフで注目していただきたいのは棒グラフの右側部分となる増減数だ。
しかし、このデータも注意が必要だ。大量採用のおかげで人材が増えた場合があるからだ。丁寧にデータを見なければ、前年よりも離職者が増えており、採用に対する投資効率は悪化していた。なんてことはよくあることだ。
そこで、採用人数÷離職人数という計算を行い、離職比率も合わせて出しておこう。
表2．年度別離職比率
グラフ2.
上記のデータを見てみると、人材の増減が最も少ないのが2011年であるが、離職比率は2011年は25％なので最も少ない。逆に2015年度は離職比が69.6％となっている。この年度は、採用した社員も多いが離職した社員も多いということがわかるだろう。
これでは、採用への投資を強化しても離職者も多いため投資効率が悪くなっており、無駄な投資の多い企業であるということがわかるだろう。
まとめ
今回は、会社の人材状況を把握するための離職率の計算方法を解説してきた。
ここまでじっくりと読んでもらえた皆様には、業界平均の離職率データよりも、自分たちの会社の離職率が重要だと感じていただけたのではないだろうか？
また、離職率と一口に言っても、表の作り方・切り取り方次第で多様なデータを作成し、マネジメントデータとしても活用出来ることを実感して貰えたと思う。
私たちは、当記事で紹介した会社全体を知るための離職率の他にも様々な離職率の計算から分析データを作成して提供している。
最後に、その他の離職率には、どのようなものがあるのか簡単に紹介しておこう。
- 人材の質は上がっているのか？優秀な社員の増減に関する離職率データ
- 会社の世代交代、未来の人材育成は進んでいるのか？に関する離職率データ
- 離職率の改善に責任者が取り組んでいるのか？という管理者評価に関する離職率データ
- 離職率の改善の課題の発見し、改善につなげるための離職率データ
RABLEでは、このような、目的に合わせた離職率のデータを作成している。
これらのデータについても、まずは、RABLEが提供している無料のエクセルをダウンロードいただければ、様々なデータが存在することをご理解いただけるだろう。
また、当記事だけでなく、他の記事でも離職率の作成やデータ分析の方法を書いているので、離職率のデータを業界の平均を知るためのものとせず、あなたの会社の人材マネジメントに活用していただければ幸いだ。
