離職マネジメント

人が足りない職場は危険!人手不足倒産を防ぐデータを活用した会議の方法

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あなたの会社では、どれだけ人手不足・人材不足に悩まされているだろうか?

単純に人員が不足している。ということから、管理職を任せられる人材が少ないという質の悩みまでテーマは様々だが、9割以上の企業で「人が足りない。」と言う課題に直面している。

そこで当記事では、リテンションマネジメント(離職)施策を実行している。制度を取り入れている。取り入れていない。に関係なく、どの企業であっても実践すべき「人が足りない職場から脱却する為の準備」についてお伝えしていく。

これから人手不足対策にのりだそうとしている方も、すでにリテンション対策を実践している人も当記事で紹介する「絶対に準備しておかなければいけない6つのこと」ができていなければ、成果をだすことはできないので、必見の内容となっている。

これからご紹介する表やグラフは、全て私たちが現在無料で公開しているエクセルテンプレートで自動で計算されるものを引用している。誰でも実践可能なものとなっているので、是非最後までじっくりと読んで頂き、貴社の人材管理に役立てていただきたい。

1.Rable式人手不足対策|マネジメントで成果を出すための6つの手順

人材マネジメントで一番重要なコトは、とにもかくにも数値を作る事だ。なぜ、数値を使わずに管理すると失敗することが多いのか?その理由をこれからご説明していこう。

これからご説明する6つの手順を最後まで読んで頂ければ、人手不足を解消する上で、いかに数値を使ってマネジメントをすることが重要な理由を理解できるようになるはずだ。

1. 全体成果がわかるための数値を作成しよう

会社で日常業務以外の管理が難しい理由は、管理する数値が存在しないことにある。なぜ、数値がないと管理がしにくくなるのか?

日常的に仕事があれば、部下マネジメントは比較的簡単だ。それは以下の判断が下せるからだ。

  1. 普段と同じ量の仕事をできた・できなかった。
  2. 目標とする量の生産が出来た・出来なかった。
  3. 目標売上・契約件数を達成できた・達成できなかった。

そしてそれは大抵以下のような業績評価と紐づいている。

  1. 上記の目標を達成すれば、上司から高い評価を受ける。
  2. その結果、昇進や昇給につながる。

という暗黙の了解が出来上がっている。だからこそ、多くの社員たちはその目標の達成の為に努力するし、上手くいかなくても成果出るまで試行錯誤し、改善を繰り返す。

しかし、日常業務以外の目標であればどうだろうか?、「離職をへらせ」「部下の育成に力を入れろ」というミッションを与えても、「業績評価につながるか不明確」である時点で社員たちは積極的に行動に移そうとはしない。

社員視点で考えれば、「人事考課」「上司の評価項目」に含まれないものに積極的に行動しないのは、すごく当たり前のことだ。

そこで、まず人手不足対策で真っ先に取り組む最初のファーストステップは、会社視点での最終成果の数値を作り上げることとなる。

以下のデータを見て欲しい。

上記の表は、各年度別の採用人数と離職人数、そして社員数の増減を示したものだ。このデータを作成することで社員たちに以下の印象を与えることが出来る。

数値を作ることが社員に与える3つの印象

  1. 会社は人手不足に対して、成果意識を持って取り組む姿勢を持っている。
  2. そしてその成果をしっかりと数値で管理できる体制にある。
  3. 数値で記録できるため、成果を出した社員・出せていない社員の評価がはっきりと分かれる。

すると、人手不足への取り組みは「やった方がいい業務」から「やらなくてはいけない業務」へと変化する。

2. 会社の利益に直結する数値を作成しよう

人手不足、内部管理の成果を示す全体的な数値の作成が出来れば、次に会社の利益に関連する数値に落とし込んでいこう。

なぜなら、上記の数値だけでは「その数値は改善された方がいいが、別に改善されなくてもすぐにでも問題は起きないのではないか?」と思われてしまえば、その重要性はがくっと落ちてしまう。

そこで私たちは現場に当事者意識を持たせるために以下のデータを作成している。

上記の表における流動人数とは、採用人数と離職人数の合計を期首社員人数で割ったものだ。この数値を私たちは以下の目的で使用している。

  1. 新入社員が増えれば、現場の指導・管理コストが高くなり、職場全体の生産に充てる時間が少なくなる。
  2. 離職社員が増えれば、業務の引き継ぎや抜けた穴を誰かが埋めなければいけないので、現場がバタバタする。
  3. つまり、人材流動性が高ければ高いほど、人材の入れ替えが激しいということを表す。

つまり、上記のデータを見れば、離職者が多く、採用増加でカバーしている会社は人材流動性が高くなり、生産性は低下し、利益が圧迫されることがわかる。

 会社が現在の規模を維持するためには、ある程度の採用人数は必要だ。つまり、離職者を減らし、人材流動性を低くしなければ会社の健全な成長は成し得ない。

 上記のデータを使って、会社の利益率の改善と言う面でも人手不足対策が重要であることを伝えることで、社員たちに「これから会社が特に力を入れていく方針である」という事の印象を強く持たせよう。

3. 達成が出来る数値であることを伝える工夫をしよう

私たちのエクセルテンプレートでは、以下の様に黄色のセルに年度を入力すれば、自動的に全22種類の表・グラフが切り替わるようにしている。

その理由は単なる直近5年の成果の振り返りをするだけでなく、自分たちの「良かった時」・「悪かった時」の過去を振り返ることがしてもらいたいからだ。

特に、人材流動率・人材増減数を見て以下のことを考えるようにしてほしい。

  1. 人材増減数が増えている・多い年度は、社内でどのような事が起きていたか?
  2. 人材増減数が減っている・少ない年度は、社内でどのようなことが起きていたか?
  3. 人材流動性が激しい年度は、社内でどのような事が起きていたか?
  4. 人材流動性が緩やかな年度は、社内でどのような事が起きていたか?

数値を見れば、「この年は、このような問題が現場で起きて大変だった。」、「この年は、職場は良い雰囲気で売上も好調だった。」、「この年のこの数値をみて、現場でこういうことが起きていたのを思い出した。」など、様々な意見が出やすくなる。

そして過去数年のデータを遡れるようにしておくことの一番のメリットは、「最も数値の良かった年度を基準にできる」ことだ。

自分たちの会社データであれば「でもこの時は、このくらいの離職率で済んでいた。」、「過去はこうだったのだから、努力すればこの数値は出せる」という目標を高く設定しても、社員に受け入れてもらいやすい点にある。

経営の一番の成功の秘訣は、自社の最高記録を越えていく事だ。だからこそ、昨年対比で目標を決める会社が非常に多いのはそのためだ。どうしても、他社やネットや書籍での話は他人の話になってしまう。

そのため、データはあり過ぎても困ることは決してない。是非、明日からでも社員データを整理し、データを蓄積することを初めて見て欲しい。

4. 社員全員が当事者意識を持つ数値作りをしよう

人が足りない事への危機意識を全社員に持たせることができても、その課題や原因を人事のせいにしてしまうことがある。「最も質の高い新人を採用してくれ。」や「採用人数を増やせばいい」といった声があがるのは珍しい事ではない。

そのような社員たちのミスリードを防ぐために私たちは以下のものを作成している。

上記の表は、各年度の採用人数と離職人数の比率を出したものだ。この数値を見れば、採用の投資効果を知る事が出来る。この比率が高くなればなるほど、採用をしても、離職され、多くのコストが無駄になっていることが理解できる。

続けて以下の表とグラフもみてみよう。

上記のデータは、社員人数の増減とリテンションレート(定着率)の関係をみたものだ。また当テンプレートでは以下の様に、ドロップダウン式で比較年度が簡単に切り替わるようになっている。

上記の表とグラフがあれば、人材の増減が、①採用人数が単純に多いからなのか?②離職人数が減ったからなのか?という関係性が一目瞭然となる。

この2種類のグラフを使うことで、採用だけでは人手不足の問題は解決できない。ということと、採用だけで解決しようと思うとコストが高くなり過ぎて非現実的であるというメッセージを伝えることが出来る。

つまり、現場全体でリテンションマネジメントに取り組まなければ、人手不足を解消することは難しく、この課題の対象は人事だけでなく、現場が当事者意識を持って、取り組むべき問題であるという認識を与えることが大切だ。

5.具体的な目標を設定して現場目標に落とし込もう

現場に具体的な行動をとる様に動機付ける為には、現場で目指す目標レベルまで落とし込まれてなくてはいけない。そうでなければ、「問題の重要性も認識したし、これからとりくんでいきたいが、結局何をすればいいのか?」となってしまうからだ。

そこで具体的に現場で改善する短期目標は何にするのか?という目標を設定する必要がある。そこで上記の様な期間別の離職人数を算出し、どの期間で離職が発生しているのか?と言う問題をクリアにしよう。

上記の表を見やすくするために比率で表したものが以下のものとなる。

上記の表があれば、「どこの期間の離職人数が多いのか?」を発見し、「どこの期間の離職人数を減らそう。」と言う簡単な目標が出来上がる。

本来、ここからさらに詳細な目標設定や分析に移るが、初期の会議や目標では上記のモノでいい。なぜなら、人手不足を解消しよう。とプロジェクトが始めた初期では、社員たちのリテンションに対する理解度も経験も圧倒的に不足しているからだ。

初期段階では「〇〇を減らすように管理していく」と言う現場が直近で目指す簡単な目標を設定するようにする方が上手くいく。

慣れてくれば、以下の記事で紹介している、より落とし込まれたマネジメントの実施に移っていこう。

6.成果の振り返りが出来る数値を用意しよう

実行を継続するためには、成果の可視化が必要不可欠だ。なぜなら、現場がその行動に取り組んでいるか?そうでないのか?と言う評価を下せないからだ。

社員たちに「しっかりと取り組んでいなければ、成果としてわかってしまう」と言う心理を与えることが出来なければ、全てのマネジメントは機能しない。

これが「数値なきマネジメントは機能しない」・「観測不能なものはマネジメントできない」と言われる由縁だ。

以下の様に定着率は高まっているか?を経年変化で把握できるようにしておこう。

上記の表があれば、「取り組んでいる施策や導入制度の効果は出ているのか?」という事を評価できるようになる。

まとめ

人手不足を解消するためには、経営幹部が制度や施策を企画し、現場に導入するだけでは上手くいかない。また採用で解決しようとする場合も上手くいかない。

なぜなら、現場が離職対策に熱心でなければ、採用投資が無駄になるし、せっかく企画した制度や施策もきちんとした運用がされないまま終わってしまうからだ。

人手不足を解決するためには、制度の企画や運用面の検討をする前に、必ず数値を用意することから始めなければならない。

そうしなければ、以下の2つのことが達成不可能になるからだ。

①:成果が出ているのか判断できない。

②:成果が観測できなければ、その努力を人事評価に反映することが出来ない。

評価されない事を社員は努力しない。なぜなら、それは無駄な努力であるからだ。経営者や経営幹部であれば、人手不足が利益に直結することを理解しているし、事業の継続が難しくなったり、縮小の方向に向かえば、自分の収入にも関わるので一生懸命改善に努力するだろう。

それは社員だって同じだ。自身の評価に反映されるのであれば、必死に努力するし、成果を上げようとする。

数値を用意せず、評価が出来ない体制で「人手不足を解消してくれ」というミッションを与えるから上手くいかないのだ。

人を動かしたいのであれば、まず数値を用意しよう。そして、成果が出た人をきちんと評価できるようにしよう。

そうすれば、全社員は人手不足改善に向かって一丸となって努力し、必ず成果を出してくれるようになる。人を動かしたり、新しいプロジェクトを始める前には、中身云々の前に、必ず成果を出した人を評価できる管理の仕組みから考えるようにしてみてはどうだろうか?

そうすれば、あなたの思う以上に、社員はまじめに成果を出そうと努力するようになる。

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